aej: Digitaler Workflow schafft mehr Raum für Wesentliches

Über den Abschied aus der Kameralistik hatte die Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Deutschland e. V. (aej) schon seit längerem nachgedacht. Den einfachen Weg über die simple Umstellung auf die Doppik wollte sie jedoch nicht gehen. Die Prozesse im Rechnungswesen sollten vielmehr mit digitalen Workflows deutlich vereinfacht und verschlankt werden. Mithilfe der P/5 Finanz- und Rechnungswesens der Wilken Software Group konnte das zum Jahreswechsel umgesetzt werden.

Dieser Artikel ist auch in der Zeitschrift „KVI im Dialog“ Ausgabe 03/2021 erschienen (PDF-Download)

Die Arbeitsgemeinschaft der Evangelischen Jugend in Deutschland e. V. (aej) ist der Zusammenschluss der Evangelischen Jugend in Deutschland. Als Dachorganisation vertritt die aej die Interessen der Evangelischen Jugend auf Bundesebene gegenüber Bundesministerien, gesamtkirchlichen Zusammenschlüssen, Fachorganisationen und internationalen Partnern. Ihre derzeit 32 Mitglieder sind die Bundeszentrale für evangelische Jugendverbände und Jugendwerke, Jugendwerke evangelischer Freikirchen und die Jugendarbeit der Mitgliedskirchen der Evangelischen Kirche in Deutschland (EKD). „Mit unseren 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Geschäftsstelle sowie weiteren 25 Kollegen in den Freiwilligendiensten sind wir ein überschaubares Team. Dabei verwalten wir mit rund 25 Millionen Euro ein doch recht beachtliches Budget“, erläutert Bettina Stoll von der Stabsstelle Förderung und Finanzen die Gegebenheiten. Hauptgeldgeber der aej ist neben der EKD der Bund. Da die Gelder in der Regel projektbezogen vergeben werden, kommt dem Controlling eine ganz wesentliche Bedeutung zu. „Mehr als die Hälfte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeitet inhaltlich. Das heißt, sie sind gleichzeitig Projektmanager, die den gesamten Prozess von der Antragsstellung bis hin zum Verwendungsnachweis für die Gelder verantworten“, so Bettina Stoll weiter. In der Buchhaltung selbst arbeiten neben ihr nur zwei weitere Kolleginnen, die personellen Ressourcen für das Einführungsprojekt waren damit also begrenzt. Zumal die bisherige Arbeitsweise mit unterschiedlichen Werkzeugen von Microsoft Excel bis hin zum kirchlichen Finanzmanagement eher umständlich und aufwändig war.

Wenige Komplettangebote

Für die Umstellung holte die aej drei Angebote bei Softwareherstellern ein, die im kirchlichen Umfeld aktiv waren. Zwei davon schieden sofort aus, da sie lediglich eine Migration in die Doppik anboten. Lediglich Wilken ging mit der Komplettlösung P/5 ins Rennen, die neben der Finanzbuchhaltung und dem Controlling auch die Digitalisierung der Workflows im Rechnungswesen beinhaltete. Nach den ersten Präsentationen ging es Ende 2019 an die Erstellung eines Grobkonzepts. Anfang 2020 folgte dann das Feinkonzept und im März schließlich startete die heiße Phase mit dem Kickoff. „Uns war bewusst, dass unser Zeitrahmen für den Produktivstart am 1. Januar 2021 sportlich gesetzt war. Denn in unserem vergleichsweise kleinen Team konnten wir niemanden zur Gänze dafür freistellen. Insofern war Corona für uns fast ein Glücksfall. Denn damit fielen die zahlreichen Präsenzveranstaltungen weg, die ansonsten viele Ressourcen gebunden hätten“, erzählt Bettina Stoll.

Teamarbeit

Ein wichtiger Schritt war zunächst die interne Kommunikation. „Bei einem solchen Projekt muss man alle an Bord holen und ihnen die Bedeutung klar machen. Denn das Team musste entsprechend motiviert werden, da wir die volle Unterstützung von allen Kolleginnen und Kollegen brauchten. Das galt aber insbesondere auch für unsere Leitung“, so Bettina Stoll. Als besondere Herausforderung stellten sich dann im Projektverlauf die flachen Hierarchien in der aej heraus. „Während in anderen kirchlichen Organisationen in der Regel Funktionen wie Buchhaltung oder Controlling klar zugeordnet sind, sind wir bei der aej meist sowohl Entscheider als auch Umsetzer, speziell auch im Kernteam. Entsprechend mussten wir lernen, alle der neuen Module zu beherrschen. Diesen Schulungsaufwand hatten wir zunächst etwas unterschätzt“, berichtet sie. Als weiterer Stolperstein erwies sich ein ungeplanter Personalwechsel im Wilken-Projektteam, wo kurzfristig zwei neue Berater einspringen mussten. „Das ist mitten im Projekt natürlich etwas unglücklich, da hier auch Wissen verloren geht, das in den Köpfen steckt. Auf der anderen Seite glich Wilken das durch eine hervorragende Erreichbarkeit sowie schnelle und kompetente Reaktionen aus, sodass das Projektziel nie gefährdet war.“

Kernprozess Rechnungseingang

Ein wichtiger Kernprozess war der Rechnungseingang. Das Ziel: Die komplette Digitalisierung des gesamten Ablaufs über das Wilken P/5 Eingangsrechnungsmanagement bis hin zur Bezahlung der Rechnungen. Durch die Vielzahl an kleinen Veranstaltungen, für die jeweils nicht mehr als ein bis zwei Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Funktionen Projektleitung und Assistenz verantwortlich zeichnen, musste dabei vor allem auch auf die korrekte Zuordnung geachtet werden. Deswegen steht die Digitalisierung der Papierrechnung auch am Beginn des Prozesses. Nach dem Scannen werden die Inhalte der einzelnen Rechnungen via OCR ausgelesen, das vom Wilken-Partner inovoo gestellt wird. Anschließend fließen alle Belege in einen zentralen elektronischen Posteingang, auf den alle Assistentinnen und Assistenten Zugriff haben. Diese speisen dann die Belege in die Workflows der jeweils Zuständigen ein. Nach Freigabe werden die Werte anschließend automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen, verbucht und die Zahlungen ausgelöst. Die Belege selbst werden dann im P/5 Dokumentenmanagement archiviert. Da dieses DMS vollständig in die Anwendung integriert ist, stehen die Belege überall im System, wo sie benötigt werden, auf „Knopfdruck“ zur Verfügung.

Bettina Stoll
Bettina Stoll, Stabsstelle Förderung und Finanzen der aej

„Auf diese Weise haben wir das Papier in relativ kurzer Zeit vollständig aus dem Rechnungseingangsprozess verbannt. Belege suchen wir nicht mehr mühsam in Akten, sondern können am Bildschirm direkt auf die Daten zugreifen. Und auch der Platzbedarf für die bisherigen Papierablagen sinkt bereits spürbar“, erläutert Bettina Stoll.

Schneller und transparenter

Der Aufwand für die Bearbeitung des Rechnungseingangs ging damit deutlich zurück. In Nicht-Corona-Jahren gehen im Schnitt 20 bis 30 Rechnungen täglich bei der aej ein, das sind bis zu 8.000 Belege im Jahr, die sich auf eine Vielzahl eher kleinteiliger Projekte beziehen. „Insgesamt bewegen wir große Summen. Diese Kleinteiligkeit machte aber früher die Nachvollziehbarkeit schwieriger. Heute sind wir dagegen sofort auskunftsbereit und können die Verwendung der bewilligten Mittel jederzeit einfach nachvollziehen“, freut sich Bettina Stoll. Um den Aufwand und vor allem das Papier weiter zu reduzieren, ist sie derzeit dabei, alle Kreditoren dazu zu bewegen, ihre Rechnungen künftig via E-Mail zu senden. Damit würde auch der Zwischenschritt des Scannens überflüssig.

Aber auch an ganz anderer Stelle bringt das neue System echte Entlastung. „In den vergangenen zehn, elf Jahren haben wir immer neue Aufgaben übernommen, etwa in der Schüler/innen-Arbeit oder Landjugend. Gleichzeitig ist der Personalstand aber unverändert geblieben. Das bedeutete für jeden Einzelnen von uns, dass er mehr Arbeit in derselben Zeit zu bewältigen hatte“, erzählt Bettina Stoll. Der digitale Workflow im P/5 Eingangsrechnungsmanagement hat nun dazu geführt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wertvolle Zeit gewonnen haben, die sie nun für andere Aufgaben verwenden können. Für Bettina Stoll ist das ein ganz wesentlicher persönlicher Beitrag, den die Digitalisierung für ihren Arbeitsalltag geleistet hat.

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