Digitalisierte Zeit- und Materialerfassung: App statt Zettelwirtschaft

Auch im Jahr 2022 herrscht bei vielen Versorgungsunternehmen in Sachen Zeit- und Materialerfassung noch die sprichwörtliche Zettelwirtschaft. So müssen Arbeitsstunden häufig händisch aufgeschrieben und anschließend umständlich in das jeweilige Zeitwirtschaftssystem übertragen werden. Mit dieser Problematik waren auch die Stadtwerke Rhede GmbH aus dem Münsterland und die mittelfränkische Erlanger Stadtwerke AG konfrontiert. Im Zuge einer konsequenten Digitalisierung entschlossen sich nun beide kommunalen Versorgungsunternehmen als Pilotanwender für die neue Assets Mobile App der Wilken Software Group.

Dieser Artikel erschien in der Fachzeitschrift BWK, Ausgabe 5-6/2022

Um nahezu 8.500 Haushalts-, Gewerbe- und Industriekunden in der Kleinstadt Rhede im westlichen Münsterland zu versorgen, beschäftigen die örtlichen Stadtwerke mehr als 80 Mitarbeiter*innen. Diese erfassten ihre Arbeitszeiten bisher mit einer unpassenden und dementsprechend ineffizienten Software-Lösung. Rolf Barlag, EDV-Leiter bei den Stadtwerken Rhede, beschreibt die Ausgangslage: „Für die Zeit- und Materialerfassung nutzen wir vorher eine webbasierte Software, bei der man die Daten über den PC eingeben musste. Über eine spezielle Schnittstelle wurden diese dann an unser internes System transferiert. Das Ganze war zudem eher für die Projektplanung konzipiert. Die Funktionen, die wir wirklich nutzten, waren also eher Nebenprodukte.“ Da die Stadtwerke Rhede bereits seit 1988 mit der Wilken NTS.suite beziehungsweise deren Vorläufern arbeiten, lag die Entscheidung für die Assets Mobile App als neue Erfassungsmethode nahe, zumal sie sich nahtlos an die Branchenlösung anbinden lässt. Sämtliche relevanten Daten können so mobil erfasst und in Echtzeit sowie ohne Systembrüche verarbeitet werden.

Manuelle Prozesse waren aufwändig

Die Erlanger Stadtwerke AG wiederum deckt mit über 65.000 Haushalts-, Gewerbe- und Industriekunden allein für Strom, einem eigenen Verkehrsbetrieb sowie den Erlanger Bädern fast alle Bereiche der kommunalen Versorgungswirtschaft ab. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen aus Mittelfranken so etwa 550 Mitarbeitern, von denen bisher circa die Hälfte ihre Arbeitszeiten mit Stift und Papier festhalten musste. Für die interne Verarbeitung der Daten setzten die Stadtwerke zwar bereits seit über 15 Jahren auf die NTS.suite – die Zeiterfassung selbst wurde hingegen erst jetzt digitalisiert. Stefanie Friedrich, Projektleiterin bei der Erlanger Stadtwerke AG: „Die wöchentlichen Stundenzettel der Kollegen mussten einzeln geprüft und im Zeitwirtschaftssystem eingetragen werden. Das war nicht mehr zeitgemäß, weswegen vor drei Jahren der Entschluss fiel, die Zeiterfassung komplett digital umzusetzen. Nachdem wir uns intensiv mit den möglichen Alternativen auseinandergesetzt hatten, wurde schnell deutlich, dass wir mit Wilken die besten Voraussetzungen hatten, das Projekt nach unseren Wünschen umzusetzen und in Zukunft weiter auszubauen; sei es mit der digitalen Erfassung von Fahrtennachweisen oder einer Auftragsvorbereitung. Anfang 2020 ging es schließlich konkret los.“ Ein erstes – und aufgrund der Corona-Pandemie letztes – Präsenzmeeting war hierbei der Startschuss für eine intensive Projektphase. „Zunächst haben wir zusammen mit Wilken genau abgesteckt, was die App für unseren Anwendungsfall alles abbilden können muss. Das war nicht immer ganz einfach: beispielsweise bekommen unsere Mitarbeiter laut Tarifvertrag an Feiertagen einen Zuschlag von 135 Prozent, den sie splitten und die einzelnen Bestandteile frei zwischen Ausbezahlung und ihrem Zeitkonto aufteilen können. Zudem gibt es spezifische Unternehmensrichtlinien, die berücksichtigt werden mussten“, so Stefanie Friedrich. Als entscheidenden Faktor für die erfolgreiche Bewältigung solcher Herausforderungen sieht sie dabei den engen Austausch mit sämtlichen Verantwortlichen: „Trotz 400 Kilometern Entfernung und zwischenzeitlichen Lockdowns, lief die Verständigung mit Wilken immer völlig unkompliziert und direkt.“

Die Stadtwerke Rhede zeigen sich ebenfalls äußerst zufrieden mit der Zusammenarbeit: „Die Kommunikation während des Projekts war sehr gut, und dank der regelmäßig stattfindenden Feedbackrunden waren immer alle über den Fortschritt im Bilde.“, so Rolf Barlag. Dies sei keine Selbstverständlichkeit, denn die Stadtwerke hätten auf einige Anpassungen bestanden, die sich nur aus der Praxiserfahrung vor Ort erschließen. Folglich musste die Software nicht nur funktional, sondern auch „Rhede-tauglich“ sein. So wurde unter anderem die Suchfunktion in der App erweitert, um bestimmte Aufträge anhand der hinterlegten Beschreibung anstatt nur über die Auftragsnummer finden zu können. Auch die Reihenfolge verschiedener Arbeitstypen lässt sich jetzt selbständig ändern. Beim Design des User Interfaces standen die Ansprüche der Mitarbeiter*innen ebenfalls im Fokus: „Für die Monteure auf der Baustelle ist es wichtig, dass alles schnell und präzise mit den Fingern bedient werden kann. Zu filigran darf es da nicht sein“, betont Barlag.

Schrittweise Implementierung

Nach abgeschlossener Definition des Anforderungsprofils begannen im Münsterland und in Mittelfranken die Implementierungen der neuen Lösung. Die Erlanger Stadtwerke AG profitierte hierbei besonders von einer engen internen Abstimmung und bereits vorhandenem Know-how unter den Mitarbeitern: „Mit unseren Experten im Haus konnten wir einige Herausforderungen eigenständig meistern. Da man mit der App direkt auf unser Produktivsystem zugreift, war beispielsweise klar, dass wir verlässliche Sicherheitsvorkehrungen brauchen. Unsere IT-Abteilung hat sich dann aber eine Lösung gefunden, die unbefugte Zugriffe sicher verhindert“, erläutert Stefanie Friedrich. Allen war bewusst, dass der Projekterfolg direkt von der Einbindung und Akzeptanz der Belegschaft abhängen würde. Um von den Datenschutzbeauftragten bis zum Betriebsrat alle Beteiligten mit ins Boot zu holen, übernahm Stefanie Friedrich aktiv die Rolle der Vermittlerin und Organisatorin. So erstellte sie unter anderem ein Handbuch zur App und präsentierte deren Funktionen und Vorteile anschaulich im Zuge des schrittweisen Go-Lives. Nachdem ab Mitte Oktober die App für die Monteure eingerichtet wurde, erfolgte im Zwei-Wochen-Takt die Umstellung in den weiteren Abteilungen. Auf diese Weise war immer genügend Zeit, um Technik und Mitarbeiter*innen bestmöglich vorzubereiten.

Digitalisierte Zeit- und Materialerfassung spart Zeit

Aufgrund der ausgiebigen Testphase, in der etwaige Bugs und sonstige Probleme behoben werden konnten, verlief die Implementierung der Assets Mobile App auch in Rhede so gut wie reibungslos: „Der gesamte Prozess war sehr entspannt wir gehen jetzt guter Dinge in den Echtbetrieb. Das Projekt hat uns gezeigt, dass Wilken uns zuhört und nötige Änderungen unkompliziert umsetzt. Sollten uns noch Fehler auffallen, dürften diese also schnell behoben sein“, so Florian Zirk, Projektingenieur bei den Stadtwerken Rhede. Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeitern vor Ort sei zudem nicht notwendig gewesen. Die Vorteile im Arbeitsalltag seien für jeden eindeutig ersichtlich, erklärt Rolf Barlag: „Alle können ihre Zeiten direkt am Einsatzort eintragen, ganz ohne Zettelwirtschaft. Dafür hat jetzt jeder sein eigenes Tablet. Früher mussten die Kollegen noch unter sich ausmachen, wer zuerst an den PC darf. Heute ist die einzige Voraussetzung, dass man Empfang hat.“

In Erlangen, wo die App nun bereits eine Weile aktiv genutzt wird, hat sich die Belegschaft vollumfänglich mit dem neuen System angefreundet. Stefanie Friedrich: „Zu Beginn herrschte besonders bei den älteren Kollegen noch ein wenig Skepsis. Nach unseren Vorstellungspräsentationen hat sich das aber völlig gelegt. Wir schlugen sogar vor, dass man zu Beginn seine Zeiten auch noch parallel händisch notieren könne. Als alle gesehen hatten, wie gut die App funktioniert, wollte das aber niemand mehr.“ Die Kombination aus einfacher, intuitiver Bedienung und hohem Automatisierungsgrad sowie die Zuverlässigkeit der digitalen Zeiterfassung bauten schnell Vertrauen in die Lösung auf – was immens wichtig ist, da das Gehalt vieler Mitarbeiter*innen direkt von der korrekten Erfassung der Stunden abhängt. „Niemand hatte das Gefühl, etwas zu verlieren oder am Ende zu wenig Geld herauszubekommen“, fasst Friedrich zusammen.

Da das vorläufige Fazit bei beiden Stadtwerken so positiv ausfällt, sehen sich die Verantwortlichen in Rhede und Erlangen entsprechend gut für die Zukunft gerüstet. Es gibt sogar bereits Pläne und Vorstellungen für die Weiterentwicklung und Anpassung der Assets Mobile App. Rolf Barlag hat hier vor allem eine mögliche iOS-Version der Anwendung vor Augen: „Bisher gibt es die App nur für Android-Geräte. Grundsätzlich ist das kein Problem, wir stellen unseren Mitarbeiter*innen deswegen Tablets zur Verfügung. Viele unserer Meister nutzen jedoch iPhones, weswegen eine Apple-kompatible Variante natürlich praktisch wäre.“ Bezüglich der Funktionalität der App sieht er zudem Potential für kleinere Anpassungen, die den Monteuren der Stadtwerke die Arbeit zusätzlich erleichtern könnten. „Es wäre etwa praktisch, wenn man an die einzelnen Aufträge im System direkt Bilddateien anhängen könnte, damit der nächste Kollege sofort sieht, worum es geht. Auch eine farbliche Hervorhebung, ob eingetragene Stunden bereits komplett gebucht wurden, wäre nützlich. Letztendlich hängen solche Änderungen aber auch davon ab, wie sie sich auf die Performanz der Software auswirken“, so Barlag.

Auch die Erlanger Stadtwerke AG wünscht sich eine Version der App für iOS. „So wären wir beim Einsatz von verschiedenen Geräten flexibler“, erklärt Stefanie Friedrich. Eine Aufgabenstellung für die Zukunft sieht sie jedoch auch bei den Kollegen, die kein Smartphone gestellt bekommen, aber dennoch ihre Zeiten erfassen müssen: „Für einige unserer Mitarbeiter*innen, etwa in den Erlanger Bädern, lohnt sich die Anschaffung eigener Diensthandys nicht. Trotzdem müssen diese ihre Arbeitszeiten einmal wöchentlich erfassen. Hier brauchen wir noch eine Möglichkeit, die Daten auf anderem Weg im System einzutragen. Diese Anpassung möchten wir zum Sommer 2022 in Form einer Browservariante der App angehen.“

Für die Erlanger Stadtwerke AG und Stadtwerke Rhede wird auch in Zukunft die unmittelbare Kommunikation mit der Wilken Software Group eine stabile Grundlage darstellen. Beide kommunale Versorger arbeiten hierfür weiterhin eng mit ihren jeweiligen Projektverantwortlichen auf Wilken-Seite zusammen.

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