Events, Wilken und ein Marmeladenglas! Was haben diese drei Dinge gemeinsam?

Per Livestream an einer Veranstaltung teilnehmen und mit dem Smartphone in Echtzeit Fragen an den Referenten stellen. In Zeiten von Corona sind diese Tätigkeiten für viele von uns zur Routine geworden.

Das war jedoch nicht immer so. Denn auch wenn sich die Tagungs- und Eventbranche bereits in einem Strukturwandel befindet, wurden digitale und hybride Veranstaltungen nur teilweise angenommen. Der Mensch ist bekanntlich ein Gewohnheitstier.

Die Vorteile von Onlineevents

Erst durch die Corona-Pandemie haben wir angefangen, die Vorteile des Digitalen zu schätzen. Früher ist man für ein zweistündiges Kundengespräch durch halb Deutschland gereist, ohne dabei an die „verlorene“ Zeit und die Umweltauswirkungen zu denken. Heute ist dieses Prozedere eher selten, denn man versendet einen Link zu einer Videokonferenz und schon kann der Termin stattfinden.

Die Reichweite, die mit einem Onlineevent generiert werden kann, darf nicht unterschätzt werden. Dadurch, dass die weiten Anreisen zu einer Präsenzveranstaltung entfallen, sind die Teilnehmer zeitlich flexibel und können spontan und ohne große Planung daran teilnehmen. Somit hat man auch die Möglichkeit, vermehrt Personen, die im Ausland leben, zu erreichen, was wiederum bedeutet, dass man seinen Interessentenkreis ausbauen kann.

Bei Onlineveranstaltungen hat der Referent die Möglichkeit, seine Fachthemen gezielt zu platzieren. Der Zuhörer hat sich bewusst zugeschaltet, um etwas über das Thema zu erfahren. Um die Zuschauer mit einzubeziehen und zum Beispiel ein Gefühl zu bekommen was gerade gefragt ist, können Tools wie Mentimeter oder Slido eingesetzt werden. Hier ist die Rückmeldung wahrscheinlich sogar höher als bei einer Präsenzveranstaltung, da Zuhörer anonym mitarbeiten und ihre Meinung teilen können.

Räumlichkeiten, Empfang, Verpflegung und Personal – all diese Dinge werden bei einer Präsenzveranstaltung benötigt. Bei einem Onlineevent fällt das weg und man benötigt allein die Technik. Dies wiederum führt zu einer hohen Kosteneinsparung, welche dem ausführenden Unternehmen zugutekommt.

Was für die Präsenzveranstaltung spricht

Was ein Onlineevent nicht bieten kann, ist der persönliche Austausch – z. B. der Small Talk, bevor die Veranstaltung losgeht. Auch der Eventcharakter entfällt bei diesem Format, denn eine Onlineveranstaltung, auch wenn sie in einem Studio stattfindet, bietet nicht die gleiche Atmosphäre wie z. B. ein Livevortrag auf einer Messe.

Hier sind wir dann schon bei den Vorteilen gegenüber den Onlineveranstaltungen. Live-Events übermitteln meistens Emotionen und Gefühle, welche uns sehr stark beeinflussen. Sie können uns mitreißen, aber auch enttäuschen, sie können uns zum Lachen, aber auch zum Weinen bringen. Diese Gefühle bei Zuschauern durch den Bildschirm auszulösen, ist oftmals eine große Herausforderung.

Auch das Knüpfen von Kontakten fällt in Echtzeit um einiges leichter. Ein kurzer Small Talk in der Pause, um das Netzwerk zu erweitern, ist von vielen Besuchern einer der Hauptgründe, um eine Veranstaltung zu besuchen.

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Dazu kommt auch, dass manche Veranstaltungen wie beispielsweise ein Karnevalsumzug, eine Landesgartenschau oder Lebensmittelmesse nicht online umgesetzt werden können. Dies würde bedeuten, wenn man komplett auf Onlineveranstaltungen umstellt, dass diese Arten von Events komplett aussterben würden.

Hybrid – ein Format mit Zukunft

In der heutigen Zeit muss man flexibel sein – so auch im Eventbereich. Man muss auf kurzfristige Ereignisse und Umstände schnell und vor allem professionell reagieren können. Diese Flexibilität erreicht man nur, indem man eine digitale Alternative zur Verfügung stellt. Trotzdem darf der Charakter des Liveevents nicht verloren gehen. Deshalb scheint das hybride Format, welches bedeutet, dass das Event live stattfindet, aber auch online übertragen wird, die perfekte Lösung zu sein. Bei diesem Format hat der Teilnehmer die freie Entscheidung, ob er vor Ort das Livegefühl erleben oder lieber von zu Hause aus der Veranstaltung folgen möchte. Dabei muss der Veranstalter jedoch mit einem Mehrkostenaufwand rechnen, denn es müssen die Kosten von der Liveveranstaltung plus die Kosten der Video- und Tontechnik getragen werden. Deshalb muss der Veranstalter zwingend vorher abwägen, ob es sich lohnt, die zweispurige Variante zu fahren.

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Events und Wilken – wie sieht das Ganze bei uns aus?

Ein gutes Beispiel, wie wir mit dem Strukturwandel umgehen, ist die Mitarbeiterveranstaltung. Diese findet heutzutage im hybriden Format einmal im Quartal für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller 6 Standorte statt. Dies war jedoch nicht immer der Fall. In Zeiten vor Corona fand diese live an unserem Hauptsitz in Ulm statt. Das hatte zur Folge, dass nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Ulm die Veranstaltung besuchen konnten. Als auch in Deutschland die Coronawelle angekommen ist und in dem Zuge Präsenzveranstaltungen verboten worden sind, mussten auch wir uns etwas einfallen lassen. Somit haben wir uns unser Wilken Studio eingerichtet und kurzerhand alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an allen Standorten per Livestream informiert. Die Bereicherung, dass wir nun alle Standorte informieren konnten, wollten wir uns auch nach Corona nicht nehmen lassen. Deshalb hat unsere letzte Mitarbeiterveranstaltung im Juli im hybriden Format stattgefunden. Alle Wilken Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Standort Ulm hatten somit die Möglichkeit, sich die Veranstaltung live anzusehen, während alle anderen das Ganze per Livestream verfolgen konnten. Somit konnten wir die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen und haben die Veranstaltung flexibel gestaltet.

Anfang des Jahres haben wir den Versuch gewagt, eine komplette Veranstaltung online durchzuführen. Hierbei lag die Schwierigkeit darin, den Spannungsbogen aufzubauen, das Interesse aufrecht zu erhalten und den Zuschauer für die Veranstaltung zu begeistern. Denn online reicht ein einfacher Mausklick aus, um die Veranstaltung zu verlassen. Wir haben uns dieser Herausforderung gestellt und können stolz sagen, dass knapp 90% der Zuschauer von Anfang bis Ende mit dabei waren.

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Für uns als Firma, aber auch für mich als angehende Veranstaltungskauffrau ist es spannend zu verfolgen, was der Strukturwandel im Unternehmen, bezogen auf die Eventbranche, verändert. Mein und unser Anspruch als Firma ist es, mit dem Wandel zu wachsen und dadurch noch besondere, unvergessliche „Marmeladenglasmomente“ zu schaffen. Das sind Momente, die uns begeistern und emotional abholen, welche wir verschlossen in einem Marmeladenglas immer bei uns behalten. Denn solche Momente stärken das Wir-Gefühl im Unternehmen und mit diesem Gefühl möchten wir unsere Kunden und Interessenten begeistern.

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