Ganze Region auf dem Smartphone: Allgäu-Walser-App auf P/5-Basis

Innovative Vermarktungskonzepte für Tourismus-Destinationen brauchen leistungsstarke und zuverlässige Softwarelösungen – das galt vor zwanzig Jahren ebenso wie heute. Schon seit 2002 vertraut die Oberallgäu Tourismus Service GmbH (OATS) deshalb auf ERP-Systeme und Schnittstellen-Technologie von Wilken. So konnte mit der Allgäu-Walser-Card ein äußerst erfolgreiches Gästekarten-Konzept in der beliebten Urlaubsregion etabliert werden. Mit dem vor einiger Zeit erfolgten Umstieg auf die Wilken ERP-Lösung P/5 und dem Launch der neuen Allgäu-Walser-App geht die Region nun den nächsten Schritt in die Digitalisierung: von der Präsentation umfangreicher Vorteilsleistungen der Allgäu-Walser-Card bis zur Buchung von Skipässen und Bergbahntickets werden jetzt zahlreiche weitere Prozesse in einem einheitlichen System abgebildet.

Dieser Artikel erschien in der Fachzeitschrift Kommune21, Ausgabe 04/2022

Als die OATS GmbH im Jahr 2002 die erste Version der Allgäu-Walser-Card einführte, sahen das Tourismusgewerbe und die Region noch deutlich anders aus. Geschäftsführer Ulrich Hüttenrauch umreißt die damalige Situation: „Eine brauchbare Internetverbindung war zu dieser Zeit absolut keine Selbstverständlichkeit. Das System hinter den Karten musste also größtenteils offline funktionieren. Manche Anwender speisten damals die Daten von ihrem Terminal oft nur einmal monatlich oder gar pro Saison ein.“ Auf dieser Basis erfolgte dann die Abrechnung von Leistungen oder die Überprüfung der Meldedaten der örtlichen Behörden. Über die Jahre erweiterten sich die Nutzungsmöglichkeiten jedoch deutlich, parallel zur zunehmenden Internetabdeckung. Dank der zugrundeliegenden ERP-Lösung CS/2 von Wilken wurde es beispielsweise möglich, Skipässe direkt an der Rezeption teilnehmender Hotels zu verkaufen, im Hintergrund Abrechnung und Clearing durchzuführen und Erlöse an beteiligte Leistungsträger weiterzuleiten – ein entscheidender Vorteil gegenüber anderen regionalen Gästekarten-Konzepten. Dementsprechend stieg die Zahl der Gastgeber, die mit der Allgäu-Walser-Card-Software arbeiten kontinuierlich an. Sie beläuft sich mittlerweile auf über 6.300.

Neue Möglichkeiten durch P/5

Trotz Leistungsumfang und hoher Performanz stieß das System in den vergangenen Jahren jedoch wegen des enormen Wachstums zunehmend an seine Grenzen. Der Umstieg auf die neue Wilken ERP-Software P/5 war deshalb naheliegend. Der OATS-Geschäftsführer verdeutlicht die Vorzüge der Lösung: „CS/2 wurde über lange Zeit immer weiterentwickelt und erweitert. Dadurch war die Software zwar sehr leistungsfähig, aber auch schwer skalierbar. P/5 ist von Grund auf neu konzipiert und somit wesentlich effizienter.“ Mit dem Wechsel auf die neue ERP-Lösung wurde die Voraussetzung für die Entwicklung der neuen Allgäu-Walser-App geschaffen. Die ebenfalls mithilfe der Wilken Software Group konzipierte Anwendung führt die Zusatzangebote der Allgäu-Walser-Card sowie neue technische Möglichkeiten unkompliziert und übersichtlich auf dem Smartphone des Gastes zusammen.

Individuell zugeschnittene Informationen

Besonders im Bereich des individuell zugeschnittenen Marketings hat dies hohe Relevanz: „Es gibt nicht die eine Allgäu-Walser-Card: Insgesamt sind aktuell 95 verschiedene Versionen mit unterschiedlichen Leistungen im Einsatz. Das lässt sich mit klassischen Werbemitteln wie Flyern nicht darstellen, weswegen viele Gäste gar nicht so genau wussten, welche Vorteile ihnen ihre jeweilige Karte bietet“, erläutert Ulrich Hüttenrauch. Über die App können nun sämtliche Zusatzleistungen, wie etwa inkludierte Skipässe oder kostenloser Nahverkehr, auf einen Blick eingesehen werden. Zudem werden abhängig vom Gastgeber, dem aktuellen Standort und der Zeit den Gästen passende Informationen angezeigt. In Kombination mit einer eingebundenen Karte der Region sowie präzisen Wetterdaten können Ausflüge und Aktivitäten so bequem im Voraus geplant werden. Ein weiterer wesentlicher Vorteil: Die Mitarbeiter an der Rezeption werden deutlich entlastet, da die App Beratungsleistungen und Verkauf übernimmt. Gerade vor dem Hintergrund der durch die Corona-Pandemie verschärften Personalknappheit ist das ein echtes Plus für die teilnehmenden Hotels und Gastgeberbetriebe.

Performante Schnittstellen

Für die Verantwortlichen der OATS GmbH war jedoch von Anfang an klar, dass die App mehr bieten musste, als eine bloße Angebotsübersicht. „Um erfolgreich zu sein, muss die App den Gästen einen echten Mehrwert liefern, etwa indem Abläufe einfacher und schneller werden. Mit der Möglichkeit, Skipässe und ÖPNV-Tickets direkt in der App zu buchen, ist uns genau das gelungen“, so Ulrich Hüttenrauch. Die technische Grundlage für diese Funktion lieferte Wilken in Form hochgradig performanter Schnittstellen-Software: Kauft ein Gast in der App ein Ticket, sendet das Wilken System den Datensatz an das jeweilige Zugangssystem (in der Region hauptsächlich vom Anbieter „Skidata“). Dieses leitet die Daten an die passende Bergbahn mit allen ihren vernetzten Drehkreuzen weiter. Passiert der Gast nun ein solches mit seiner Allgäu-Walser-Card, wird das Ticket im Vorbeigehen auf die Karte gebucht. Die OATS GmbH übernimmt dabei Aufgaben wie das Clearing oder Inkasso, damit die Bergbahnen jederzeit schnell ihre Einnahmen erhalten. Dank der effektiven ERP-Lösung P/5 von Wilken werden hierbei die über 400 verschiedenen Tarife in der Region problemlos abgebildet.

Aufgrund der technischen Komplexität dieses Vorgangs waren die OATS-Verantwortlichen zunächst durchaus skeptisch, ob mit der neuen Lösung alles reibungslos funktionieren würde – denn für das relativ kleine Service-Team des Unternehmens hat Stabilität höchste Priorität. Positives Feedback seitens der Zugangssystem-Betreiber sowie schnell steigende Akzeptanz bei den Gästen konnten die Vorbehalte allerdings schnell entkräften.

Herausfordernder Launch

Auf dem Weg von der ersten Idee zur fertigen App mussten selbstverständlich nicht nur die Anforderungen der OATS GmbH berücksichtigt werden. Mit insgesamt 40 beteiligten Kommunen und über 6.300 teilnehmenden Gastgebern ergibt sich eine organisatorisch, finanziell und politisch hochkomplexe Situation, die es zu navigieren gilt. Ulrich Hüttenrauch zieht hier den Vergleich zur Seefahrt: „Wir sind nun mal kein wendiges Schnellboot, das jederzeit den Kurs ändern kann. Man muss sich das eher vorstellen wie einen großen Tanker, der schon im Ärmelkanal bremsen muss, wenn er in Bremerhaven anlegen will.“ Die Finanzierung des Projekts aus kommunalen Haushalten macht langfristige Planungssicherheit hier zu einem entscheidenden Faktor. Doch auch die technische Umsetzung erfordert eine beträchtliche Vorlaufzeit. Insbesondere, da heute zwischen Sommer- und Wintersaison keine lange Pause mehr liegt, war der fließende Übergang von der bisher genutzten ERP-Lösung CS/2 auf P/5 eine Herausforderung. „Hätte man den durch die Pandemie erzwungenen Stillstand vorhersehen können, wäre die Systemumstellung wohl einfacher gewesen“ merkt Ulrich Hüttenrauch hierzu an. „Ein so komplexes Projekt mit vielen Beteiligten aus dem Home-Office heraus umzusetzen, ist anspruchsvoll. Zumal wir das neue System auch nicht unter Realbedingungen testen konnten. Das hat den Launch nicht gerade einfach gemacht.“

Umfassende Features für die Gäste

Nichtsdestotrotz ist der OATS-Geschäftsführer mit dem bisherigen Erfolg der Allgäu-Walser-App sehr zufrieden. Über 40.000 mal wurde die Anwendung seit dem Frühsommer 2021 auf iPhones und Android-Smartphones heruntergeladen. Fast 75 Prozent der Nutzenden registrierten sich mit einer Allgäu-Walser-Card, wodurch die App in vollem Umfang nutzbar wird. Neben dieser beeindruckenden Quote hebt Hüttenrauch auch den geringen Service-Aufwand hervor: „Ehrlich gesagt hatten wir zum Launch erheblichen Respekt vor zahlreichen Support-Anfragen. Bisher ist es aber sehr überschaubar, alles läuft gut.“ So sieht er die App für die nahe Zukunft gut gerüstet: „Der Skipass-Verkauf direkt in der App wird die Feuertaufe für die Weiterentwicklungen. Auf Basis der Erfahrungen aus der Sommersaison wird das aber gut funktionieren, da sind wir uns sicher!“

An weiteren Features wird indes bereits gearbeitet: So wäre bereits jetzt das E-Ticketing nach VDV-KA-Standard über die App möglich – allerdings fehle auf Seite der regionalen Nahverkehrsunternehmen häufig noch das entsprechende Bordequipment, um E-Tickets korrekt zu verarbeiten, wie Ulrich Hüttenrauch anmerkt. Auch Schnittstellen für Elektro-Auto-Ladesäulen, der Zugang zu automatisierten Ski-Depots oder die Einbindung weitere Mobilitätslösungen werde bereits mithilfe von Wilken vorbereitet und in absehbarer Zeit zur Verfügung stehen. Zuletzt zeigt sich Hüttenrauch auch aufgeschlossen für das Thema Besucherlenkung. Mithilfe des Nutzungsverhaltens in der App lasse sich mit Predictive Analytics vorhersagen, wohin die Menschen voraussichtlich unterwegs sein werden. Als Teil der Besucherlenkung könne das Allgäu-Walser-Card-System so zur Vermeidung von „Overtourism“ beitragen, der bereits jetzt ein Problem in der Region sei.

Verständnis für kundenorientierte Lösungen

Bezüglich solcher Zukunftsprojekte fühlt sich die OATS GmbH bei der Wilken Software Group gut aufgehoben. Ulrich Hüttenrauch: „Wilken hat wirklich verstanden, dass wir nicht nur eine schöne Urlaubsregion sind, sondern auch einer der komplexesten Kunden, die man in diesem Bereich haben kann.“ Dementsprechend gut müsse das zuständige Team in die Materie eingearbeitet sein. Um dies sicherzustellen, lädt OATS die Wilken-Mitarbeiter auch gerne ins Allgäu ein um die Begebenheiten vor Ort kennenzulernen. Nur so ließen sich kundenorientierte Lösungen, an denen gearbeitet wird, wirklich verstehen. Mit dieser Herangehensweise sieht Ulrich Hüttenrauch die langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit auf guter Basis. Dazu gehört neben der App im Übrigen auch in Zukunft weiter die Allgäu-Walser-Card. Denn die bietet nicht nur im Handling am Skilift deutliche Vorteile. Sie funktioniert auch bei tiefen Temperaturen problemlos weiter, bei denen manch ein Smartphone-Akku schlapp macht.

Bild: Nutzeroberfläche der Allgäu-Walser-App

Quelle: Oberallgäu Tourismus Service GmbH

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