Anwenderbericht

Die Ulmer ePA: Mehr als nur eine digitale Akte

Die „elektronische Patientenakte“ (ePA) ist ein Begriff, der sehr unterschiedlich gefüllt wird: Von entsprechend aufgerüsteten Dokumentenmanagement-Systemen bis hin zur bundesweit einheitlichen elektronischen Gesundheitsakte reicht hier die Spannbreite. Die Ulmer ePA, die gemeinsame Entwicklung der HNO-Universitätsklinik in Ulm und der Wilken Software Group, nimmt hier eine Sonderrolle ein. Denn sie ist nicht nur die Übertragung der Papierunterlagen in ein elektronisches Format, sondern ein Instrument, mit dem die HNO-Klinik viele Abläufe optimiert und beschleunigt hat – mit spürbar positiven wirtschaftlichen Folgen.

Ulmer ePA: Aus der Praxis für die Praxis

Schon 2005 wollte sich Dr. Siegfried Tewes, damals IT-Leiter der Klinik für Hals-Nasen-Ohrenheilkunde, Kopf- und Halschirurgie am Universitätsklinikum Ulm, endgültig von den papiergebundenen Patientenakten verabschieden. Das damit oft verbundene aufwendige Entziffern unleserlicher Einträge und die teils langwierige Suche nach Papierakten sollten der Vergangenheit angehören, dabei der medizinische Prozess aber bestmöglich im System abgebildet werden. Eine umfangreiche Marktrecherche ergab jedoch, dass die am Markt erhältlichen Systeme genau in diesem Punkt große Defizite aufwiesen. Sie waren vor allem darauf ausgelegt, der Verwaltung den Abrechnungsvorgang mit der Kasse zu erleichtern. Eine komfortabel zu verwaltende digitale Dokumentation der vorgenommenen Behandlungsschritte und Befunde war oft überhaupt nicht vorgesehen oder nur rudimentär implementiert. Zur Abrechnung musste der Arzt zudem direkt die ICD-Abrechnungscodes eingeben – von einer einfachen und intuitiven Bedienung keine Spur. Kurzerhand beschloss er, eine eigene Lösung nach seinen Vorstellungen zu entwickeln. Die „Ulmer ePA“ in der Version 1.0 war geboren.

Bei der weiteren Entwicklung kristallisierte sich schnell heraus, dass nur die gelebten Behandlungspfade in der Ulmer HNO-Klinik die Vorlage für die Optik, Bedienung und Inhalte der Ulmer ePA sein konnten. Dieser Ansatz führte dazu, dass die Anwendung funktionell schon bald weit über das hinausging, was in der Medizin gemeinhin als „elektronische Patientenakte“ angesehen wird. Eine herkömmliche ePA enthält in der Regel nur die digitalen Abbilder der Diagnosen- und Befundsammlungen des jeweiligen Patienten. Ein direkter Mehrwert ist weder für den Arzt noch für die Krankenkasse gegeben, da die Anamnese-, Diagnose- und Abrechnungsprozesse davon nicht aktiv unterstützt werden. Nicht so bei der Ulmer ePA. Diese Lösung stellt ein vollwertiges medizinisches Informationssystem dar, das in erster Linie die Arbeit des Arztes abbildet.

Kooperation mit Wilken

Ab 2011 schloss die Universitätsklinik Ulm für die weitere Entwicklung einen Kooperationsvertrag mit der Wilken Software Group. Neben einem optischen Redesign zur besseren Bedienung wurde bei der Entwicklung der Folgeversion auch der Funktionsumfang erweitert. Viele früher noch hart codierte Einstellungen, die nur durch direkten Eingriff eines Programmierers geändert werden konnten, sind dabei durch Customizing anpassbar geworden. In der Folge stellte sich heraus, dass sie mit geringem Aufwand für andere Krankenhäuser und andere Fachbereiche wie etwa Augenheilkunde, Chirurgie, Gynäkologie oder eine Notfallambulanz adaptiert werden kann.

Die Ulmer ePA wird in der HNO-Klinik Ulm mittlerweile von mehr als 100 Anwendern eingesetzt. Daneben startete sie im Sommer 2017 auch in den ambulanten Bereichen von sieben weiteren chirurgischen Abteilungen der Ulmer Uni-Klinik, von der Unfall- über die Herz- bis hin zur Neurochirurgie. Weitere Kliniken stehen in den Startlöchern. Mithilfe der Ulmer ePA erfassen die Mitarbeiter der HNO-Klinik Ulm den vollständigen medizinischen Ablauf aller ambulanten und stationären Patientenprozesse. Angefangen von der Patientenaufnahme über die OP-Pflegekraft bis hin zu den Assistenz- und Chefärzten arbeitet das komplette Personal damit – nicht nur über stationäre Rechner, sondern auch mobil, beispielsweise über Microsoft-Surface-Tablets. Die Verlaufsdokumentation, alle Haupt- und Nebendiagnosen, Noxen, Medikamentenallergien inklusive einer Historie sowie sämtliche durchgeführten Behandlungen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Arztbriefe, Konsile und Dokumente wie Checklisten, Allergiebögen, Laborberichte und Fotos werden genauso abgebildet wie die Dienst-, Urlaubs- und OP-Planung – es wurde keine Information vergessen. Zusätzlich ist eine interne Leistungsverrechnung integriert. Als besonders effizient hat sich der neue OP-Fortschrittsmotor erwiesen. Hier können alle beteiligten Mitarbeiter die Auslastung in Echtzeit verfolgen, wobei die Planzeiten ständig mit den Ist-Werten abgeglichen werden. So sieht der Arzt auf Station genau, ob es Verzögerungen gibt und wann er sich auf den Weg in den OP machen muss. Auf diese Weise konnte die Auslastung der OP-Säle deutlich verbessert werden.

„Auch die Entwicklung der Pflegedokumentation ist in Planung. Hier evaluieren wir zurzeit verschiedene Produkte und Möglichkeiten die Digitalisierung in allen klinischen Bereichen voranzutreiben. Dabei wird auch die Variante eines flächendeckenden Roll-Outs der Ulmer ePA intensiv geprüft“, erklärt Robert Mahnke, IT-Leiter am Uniklinikum Ulm.

Die Einführung rechnet sich

Bei der Ulmer ePA steht grundsätzlich nicht die reine Verwaltung der Daten im Vordergrund, sondern die umfassende Unterstützung des Arztes durch das System. Beispiel Arztbrief: Dieser wird um einiges schneller erstellt, da er automatisch aus den Tätigkeiten heraus erzeugt wird, die der Arzt während der Behandlung beim Patienten vorgenommen hat. Über Spracherkennung sollen künftig beispielsweise auch OP-Berichte direkt diktiert und automatisch in Text umgewandelt werden können.

Jeder Mediziner arbeitet in Verbindung mit der Ulmer ePA generell rationeller, da er einen unmittelbaren Überblick über seinen Patienten erhält und Entscheidungen dadurch schneller fällen kann. Die intuitive Bedienung sorgt zudem automatisch für eine ausführlichere Dokumentation der ärztlichen Tätigkeit. Verwandte und voneinander abhängige Behandlungsschritte werden vom System beispielsweise automatisch angezeigt und Fehler bei der Behandlung beziehungsweise Eingabe dadurch wirksam vermieden. In der Folge erhält ein angeschlossenes SAP-System alle abrechnungsrelevanten Daten in einer viel höheren Qualität. Die Befunde und Informationen können aus den übergeordneten KIS-Systemen importiert und – um die von der ePA erzeugten Daten ergänzt – zurückgeschrieben werden. Daraus ergibt sich ein Informations-Kreislauf ohne Medienbruch.

Behandlungsschritt gleich Leistungsziffer zur Abrechnung

Für den Arzt und die Verwaltung gleichermaßen spannend ist die Art und Weise, wie die Ulmer ePA den Abrechnungsprozess der Leistungen mit den Krankenkassen unterstützt. Während die Anamnese, Diagnose und Behandlung durchgeführt und vom Arzt dokumentiert wird, erfolgt im Hintergrund die automatische Zusammenstellung der anhängigen Abrechnungsdaten inklusive aller Haupt- und Nebendiagnosen für die Leistungsabrechnung mit den Krankenkassen. Vorteil für die Verwaltung: Sie kann genauere und umfangreichere Rechnungen stellen, da alle vom Arzt eingegebenen Behandlungsschritte direkt in hinterlegte Abrechnungscodes umgesetzt werden und dabei nichts vergessen wird. Verwaltungsbasierte Kliniksysteme arbeiten genau anders: Da ist es die alleinige Aufgabe des Arztes, den DRG-Code zu erfassen. Dabei gehen aufgrund der meist umständlichen Eingabe teilweise Informationen und damit bares Geld verloren – den Zeitaufwand für den Mediziner nicht berücksichtigt. Während die Hauptdiagnosen davon in der Regel nicht betroffen sind, gilt das umso mehr für die Nebendiagnosen. Informationen aus der Patientenhistorie, wie beispielsweise ein in der Vergangenheit festgestellter Bluthochdruck oder eine Arzneimittelallergie, erfordern eine besondere Pflege, die wiederum separat abgerechnet werden kann. Das gilt selbst dann, wenn diese früheren Diagnosen mit der aktuellen Hauptdiagnose nicht direkt etwas zu tun haben und ansonsten deswegen vielleicht vergessen und nicht abgerechnet werden. Die Ulmer ePA erkennt Abhängigkeiten wie diese, zeigt sie automatisch an, so dass sie bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden können. Das summiert sich je nach Patientenaufkommen.

„Die HNO-Klinik ist heute eine der medizinisch und wirtschaftlich erfolgreichen Abteilungen im Universitätsklinikum Ulm. Die ePA unterstützt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Klinik, die diese hervorragende Arbeit an den Patienten leisten, bei der Erledigung ihrer vielfachen Aufgaben, indem papiergebundene Bürokratie reduziert und Arbeitsprozesse digital unterstützt werden“, berichtet Prof. Dr. Hoffmann, Ärztlicher Direktor der Klinik für Hals-, Nasen- und Ohrenheilkunde, Kopf- und Halschirurgie.

Gemeinsam mit der Wilken Software Group wird die Ulmer ePA jetzt auch für den Einsatz in Pflegeeinrichtungen fit gemacht. Dabei können dann zusätzlich Vitalwerte wie Blutdruck, Puls oder Temperatur über WLAN in die Patientenakte eingespielt werden. Armbänder mit Barcode schließen dabei Patientenverwechslungen sicher aus. „Für uns als Anbieter von Komplettlösungen für Pflegeeinrichtungen ist dies natürlich eine ideale Ergänzung des Portfolios. Das zeigt aber auch, wie flexibel dieses Werkzeug an neue Einsatzgebiete anpassbar ist“, so Bernd Schneider, bei der Wilken Software Group für den Bereich Gesundheit & Soziales verantwortlich.

Dieser Artikel ist auch in der Zeitschrift „Krankenhaus, Technik + Management KTM“ Ausgabe 12/2018 erschienen.

Alle Bilder: Martina Dach HNO Uniklinik

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