Digitale Transformation der Caritas Einrichtungen

Die Caritas-Einrichtungen gGmbH (CEG) mit Sitz in Würzburg ist ein modernes christliches Sozialunternehmen, das in 17 Einrichtungen an 10 Standorten im Raum Unterfranken mit über 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern etwa 1.600 Menschen im Alter begleitet. Das Unternehmen wurde 1994 von der Diözese Würzburg und dem Diözesancaritasverband Würzburg gegründet.

In den vergangenen Jahren hat das Unternehmen sich mit der „Digitalen Transformation“ beschäftigt und diese auch tatsächlich vollzogen. Hierbei wurde das Ganze in mehreren Teilabschnitten / -projekten sowie in einer sinnvollen Reihenfolge umgesetzt. Es ist uns wichtig nicht nur die bestehenden Prozesse in ein neues System zu überführen, sondern die Organisationsstrukturen entsprechend anzupassen. Die Losung der Geschäftsführung…lautete, die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den einzelnen Bereichen als jeweilige Spezialisten einzubeziehen und zu beteiligen.

Dieser Gastbeitrag von Thomas Scheuermann, Leiter Rechnungswesen / Controlling bei der Caritas-Einrichtungen gGmbH, ist auch in der KVI im Dialog, Ausgabe 08/2019 erschienen

Start mit Wilken

Der Beginn der ganzen Transformation war die Entscheidung Mitte 2012 für die Anwendung der Wilken Software Group als neues Programm für das Finanz- und Rechnungswesen, welches eine bestehende SAP R3-Lösung ablöste. Im Zuge dieses Projekts wurden außerdem die integrierte Workflow-Lösung und das Dokumentenmanagement-System der Wilken Software Group eingeführt. Von Vorteil war, dass der Gesellschafter Diözese Würzburg die Wilken-Software empfohlen hat, da hier bereits die Lösungen aus dem Hause Wilken im Einsatz sind und im Rahmen des Projektablaufes Synergien gemeinsam erzielt wurden. Im Rahmen des Projektes wurden verschiedenste Schnittstellen gemeinsam mit Wilken neu entwickelt und in das Rechnungswesen implementiert. Der CEG kam hierbei zugute, dass im Bereich der Buchhaltung sehr genaue Vorstellungen vorhanden waren, wie ein modernes, zeitgemäßes Rechnungswesen ablaufen sollte. Der produktive Start erfolgte zum Dezember 2012 wobei binnen weniger Tage die bestehenden Altdaten für fast drei Geschäftsjahre auf Einzelbelegebene übernommen wurden. Dabei kam dem Projekt auch das langjährige Beratungs-Know-how der Wilken Software Group für den Bereich Kirchen zugute. Bis heute ist die Software Dreh- und Angelpunkt für die Finanz-, Rechnungswesen- und Controlling-Prozesse der Caritas-Einrichtungen und kommuniziert mit einer Vielzahl an vor- und nachgelagerten Systemen, oft sogar weitestgehend automatisiert. Diese zentrale Lösung wird stetig gepflegt, weiterentwickelt und den sich ändernden Unternehmensbedürfnissen angepasst.

Der Claim der Caritas Einrichtungen

Digitalisierung der Großküchen

Im Bereich der Großküchen wurde die vorhandene Lieferantenstruktur deutlich gestrafft und die Bestellungen werden über ein lieferantenunabhängiges, webbasiertes System von den Küchenleitern erfasst und direkt bei den Händlern in das Auftragssystem übergeben. Über diese Plattform erfolgt auch die Speiseplanung der einzelnen Einrichtungen, wobei ein einrichtungsübergreifender Rezepturenpool aufgebaut wurde. Von den Lieferanten werden die erforderlichen Daten für eine automatische Allergenkennzeichnung zurückgeliefert. Nach der erfolgreichen Einführung im Jahr 2013 wurde die Bestellplattform auf weitere, geeignete Produktgruppen ausgeweitet. In kleineren Teilbereichen kommen auf Grund der Artikelbesonderheiten die Onlineshops der Lieferanten zum Einsatz.

Im Jahr 2014 wurde die Zusammenarbeit mit der Wilken Software Group vertieft und eine digitale Personalakte eingeführt. Als Basis dient das bereits bekannte Wilken Dokumentenmanagement-System. Im Rahmen der Einführung wurden auch alle bereits vorhandenen Papierakten vollständig digitalisiert und in das neue System überführt. Einer der großen Vorteile ist, dass die entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Einrichtungen sowie in der zentralen Personalverwaltung und -abrechnung auf die gleichen Dokumente zugreifen können. Die monatlichen Abrechnungsdaten aus der Gehaltsabrechnung werden ebenfalls in die elektronische Akte übernommen.

Digitale Dienstpläne

Im Anschluss wurde eine einheitliche Dienstplansoftware eingeführt. Hierbei wurde die dezentrale, selbstentwickelte Lösung des Rechenzentrums für die Gehaltsabrechnung durch eine einheitliche, moderne und zentral verwaltete Softwarelösung Vivendi PEP ersetzt. Mit dieser Anbieterauswahl wurden auch bereits die Weichen für die zukünftige Software gestellt. Ziel ist es, die benötigte Unternehmenssoftware von zwei bis drei Hauptlieferanten mit einem möglichst breiten Branchenspektrum und Know-how zu erwerben. Somit haben Lösungen von weiteren Lieferanten neben den Produkten der Wilken Software Group Einzug in unsere Softwarelandschaft gehalten.

Als nächster Schritt in Richtung digitale Transformation wurde im Jahr 2015 das Projekt zum Wechsel des Abrechnungssystems gestartet. Hierbei wurde die bisher standortbasierte Einzelabrechnungslösung mit zwei verschiedenen Abrechnungsprogrammen durch eine neue, einheitliche, zentrale Plattform abgelöst. Die Entscheidung fiel hierbei auf den nächsten Baustein aus dem Hause eines weiteren Lieferanten. Die Einführung und Umstellung der Abrechnung erfolgte hierbei in mehreren Etappen und begleitete uns von Januar bis Oktober im Jahr 2016. Hierbei fand eine enge Verzahnung mit der bestehenden Finanzbuchhaltung aus dem Hause Wilken statt. Neben der Übergabe von Stamm- und Bewegungsdaten wurde auch die Buchung von Mengen (z. B. Belegtage) im Bereich Controlling realisiert. Außerdem hat eine Anbindung an das bestehende Wilken Dokumentenmanagement-System mit der Übergabe der Ausgangsrechnungen stattgefunden. Der erste große Nutzen des Programmwechsels hat sich bereits Anfang 2017 mit der Umstellung der Abrechnung auf Grund des Pflegestärkungsgesetzes II gezeigt. Dieser konnte einfach und komfortabel für alle Einrichtungen weitestgehend zentral gesteuert erfolgen. Des Weiteren wurde im Jahr 2017 das System um wichtige Verwaltungsprozesse ergänzt, so dass die standardisierte Bewohnerkorrespondenz direkt aus dem Verwaltungsprogramm erfolgen kann.

Caritas Digital 21

Mit dem Projekt Caritas Digital 21 hat der Caritasverband für die Diözese Würzburg, einer der Gesellschafter der Caritas-Einrichtungen, eine IT-Plattform für seine Mitglieder entwickelt, welche sich speziell an deren Bedürfnissen nach einer zielgerichteten, rechtskonformen und wirtschaftlichen Arbeitsumgebung orientiert. Hierbei wurde der gesamte IT-Betrieb an einen Generalunternehmer übertragen, welcher sich um alle benötigten Services (z. B. Standortanbindungen, einheitliche Hardware, Betrieb des Rechenzentrums, Drucker- und Kopiererlösungen, etc.) kümmert. Zuvor waren unterschiedliche, regionale Partner mit den Betrieben der EDV in den einzelnen Einrichtungen betraut und es war nur in Teilbereichen ein Zugriff auf die zentralen Systeme vorhanden. Im Rahmen der Umstellung wurden alle bestehenden Lösungen in ein zentrales Rechenzentrum auf eine private Cloud übertragen, so dass alle Benutzer eine einheitliche Oberfläche haben und unterschiedliche Versionsstände von Programmen der Vergangenheit angehören. Den Anwender steht bei Problemen ein Servicedesk 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche zur Verfügung.

Aktuell sind bereits die nächsten Schritte in der konkreten Vorbereitung. Hierbei handelt es sich um eine einheitliche, elektronische Pflegedokumentation mittels Vivendi PD. Die ersten Einrichtungen sollen im Herbst 2019 mit dem produktiven Betrieb starten und im Anschluss erfolgt der Rollout auf alle Häuser der Caritas-Einrichtungen.

Insgesamt ist die Caritas-Einrichtung mit diesem Portfolio gut aufgestellt, was den IT-Einsatz im Unternehmen anbelangt. Für den Bereich der Sozialwirtschaft gelten die genutzten Lösungen und Technologien als fortschrittlich bis überdurchschnittlich. Bei der Auswahl der Softwarehersteller wurden gute Entscheidungen getroffen, welche sich auch in einer guten, harmonischen und konstruktiven Verbindung und Beziehung bei Problemen, Änderungswünschen usw. widerspiegeln.

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