Projekt „Zentrales Rechnungswesen“: Aus 90 mach 15

Mit rund 9.500 Mitarbeitenden und zahlreichen Ehrenamtlichen ist das Christliche Jugenddorfwerk Deutschlands e.V. (CJD) in ganz Deutschland aktiv. Bundesweit betreibt es mehr als 150 Einrichtungen, von denen viele lange Jahre weitestgehend eigenständig agierten. Um die Arbeit effizienter und wirtschaftlicher zu gestalten wurden seit 2015 zahlreiche Aufgaben im zentralen Dienstleistungszentrum zusammengeführt, darunter auch das Finanz- und Rechnungswesen, das mit Unterstützung der Wilken Software Group komplett neu aufgesetzt wurde.

Dieser Artikel erschien auch in der KVI im Dialog 08/2918

Dezentral strukturiert

1947 auf Initiative von Pastor Arnold Dannenmann gegründet, unterstützt das CJD jährlich rund 155.000 Menschen mit zahlreichen Angeboten von der Aus- und Weiterbildung über die Kinder-, Jugend- und Familienhilfe bis hin zu Themen wie der Flüchtlings- und Migrationsarbeit oder der Inklusion. Parallel zum stetigen Wachstum hatte sich auch die Organisation des CJD in den vergangenen mehr als 50 Jahren ausgesprochen dezentral entwickelt. „Am Ende hatten wir 90 wirtschaftliche Einheiten, die ihre Buchführung weitgehend selbstständig erledigten. Es gab weder einheitliche Kontenrahmen, noch vergleichbare Strukturen, was die Konsolidierung und das Reporting ausgesprochen aufwändig machte. Dazu kommen 13 Tochterunternehmen, die als GmbH oder gGmbH eigenständig bilanzieren müssen“, beschreibt Andreas Rück, Leiter Fachreferat Rechnungswesen in der CJD-Zentrale, die Ausganssituation. Dazu kam, dass viele Einrichtungen auch untereinander Leistungen erbrachten, die entsprechend verrechnet werden mussten. Parallelstrukturen gab es jedoch nicht nur im Rechnungswesen: Auch sonst wurden Querschnittsfunktionen an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig angeboten. Um Synergien zu heben und vor allem die Servicequalität insgesamt zu verbessern, wurde schließlich 2015 das zentrale Dienstleistungszentrum im schwäbischen Göppingen gegründet, das die bis dato verteilten Aufgaben schrittweise übernehmen sollte. In diesem Zuge fiel auch die Entscheidung, das Rechnungswesen zu reorganisieren.

360 User im Rechnungswesen

„Zu den ersten Schritten gehörte der Aufbau eines einheitlichen Kontenrahmens. Denn im Rahmen der Zentralisierung sollte vor allem auch das Berichtswesen modernisiert und die Konsolidierung vereinfacht werden“, erläutert Andreas Rück. Erleichtert wurde die Aufgabe dadurch, dass das CJD schon seit Jahren im Finanz- und Rechnungswesen auf den Anwendungen der Wilken Software Group setzte. „Wir entschlossen uns dennoch dafür, die Anwendungen komplett neu aufzusetzen, in der Finanzbuchhaltung ebenso wie im Controlling der der Anlagenbuchhaltung“, so Rück weiter. Keine triviale Aufgabe, denn schon das Mengengerüst hatte es in sich: Rund 360 User zählt allein der Bereich Rechnungswesen, die Zahl der Kreditoren liegt bei fast 85.000 und die der Debitorenbei 60.000. Dazu kommen 5.800 Kostenträger und 270 Bankverbindungen.

Eine der ersten Maßnahmen war der Aufbau einer neuen Mandantenstruktur und eines zentralen Kreditorenstamms. Das CJD entschloss sich dabei, die bisherigen 90 Mandanten in 16 strategischen Geschäftseinheiten zusammenzuführen, die sich in etwa an den Grenzen der Bundesländer orientierten. „Die neue Struktur war sehr viel einfacher und bildete unsere Organisation deutlich transparenter ab. Für die Datenübernahme war das aber eine echte Herausforderung. Denn bis zu 11 Mandanten mussten dabei auf einen verdichtet werden“, berichtet Andreas Rück. Auch die Anlagenbuchhaltung wurde einheitlich restrukturiert und die Prozesse neu definiert, wie etwa die Erfassung neuer Anlagegüter oder die Organisation der AfA-Läufe. Dabei galt es insgesamt XXX.000 Anlagen neu zu sortieren. „Dieses Teilprojekt wollten wir zunächst selbst stemmen. Nachdem die Übernahme dann aber nicht sauber klappte, setzten wir auf die Unterstützung der Wilken-Berater. Dieser zweite Anlauf klappte dann reibungslos“, erzählt Rück.

Umstellung zum Stichtag

Trotz aller Herausforderungen konnte die Umstellung auf das zentrale Rechnungswesen zum geplanten Stichtag abgeschlossen werden. Zur Sicherheit wurden dabei zunächst nur die für den aktuellen Betrieb notwendigen Daten übernommen. Die Altdaten folgten dann in den Wochen danach. „Insgesamt verlief der Neustart dank der intensiven und kompetenten Unterstützung des Wilken-Teams überraschend reibungslos. Mit dem neuen Rechnungswesen haben wir unsere Ziele in Sachen einfacherer Konsolidierung und einer verbesserten Transparenz vollständig umgesetzt“, so das Fazit von Andreas Rück.

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