Prozesssteuerung: Abschied vom starren ERP

ERP-Systeme sind heute aus den Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Bislang waren sie jedoch eher monolithisch aufgebaut und bildeten selten die tatsächlich gelebten Prozesse im Unternehmen ab. Um diesen besser gerecht zu werden, wurden vielerorts zusätzlich Werkzeuge wie Workflow-Systeme oder Tools für das Business Process Management (BPM) eingesetzt. In der Praxis lösten diese das Problem der fehlenden Prozessorientierung im ERP aber oft nur unzureichend. Denn die starre ERP-Struktur verhinderte an vielen Stellen eine tiefgreifende Integration dieser Lösungen. Um Prozesse digitalisieren und damit automatisieren zu können, benötigen ERP-Systeme künftig eine Prozesssteuerung.

Datenzentrik contra Prozesssteuerung

Im klassischen ERP sind häufig datenzentrisch aufgebaut und für jedes Fachobjekt steht in der Regel eine komplexe Eingabemaske zur Verfügung. Erst wenn alle Pflichtfelder in dieser Maske gefüllt sind, ist die Aufgabe erledigt. Was hat der Anwender in solchen Systemen also getan? Erst einmal auf „Speichern“ gedrückt und geschaut, welche Felder rot werden. Dann wusste er was zu tun ist. Fehlten Informationen war ein Speichern nicht möglich und die Erfassung konnte nicht abgeschlossen werden. Es wurden Telefonate geführt, E-Mails verschickt oder Excel-Tabellen ausgetauscht. Dieser Ansatz funktioniert heute nicht mehr. Ein einfaches Beispiel: Sie wollen ein neues Produkt im ERP anlegen. Da kommen zunächst Informationen aus dem Produktmanagement, die Faktura-Abteilung muss die Preise kalkulieren, das Rechnungswesen muss die Kontierung definieren. Und dann kommt auch noch das Marketing und liefert die entsprechenden Beschreibungstexte. Prozessteuerung bedeutet, dass all diese Beteiligten reibungslos digital miteinander zusammenarbeiten und jeder seinen Teil zur Erledigung der Gesamtaufgabe beitragen kann. 

Mobil arbeiten

Prozesse laufen aber nicht nur quer durch das Unternehmen: Über mobile Geräte kommen Daten von Mitarbeitern, die unterwegs oder im Home-Office arbeiten. Darüber hinaus werden auch die Kunden direkt in die Informationsflüsse eingebunden, sei es bei Privatkunden über Webportale oder über die direkte Kommunikation mit dem ERP-System des Geschäftspartners. Um diese zunehmend komplexer werdenden Vernetzungen handhabbar zu machen, haben wir uns entschlossen, unsere neue Software-Generation P/5 W komplett prozessorientiert aufzubauen.

Prozesse frei orchestrieren

Ein solcher Generationswechsel ist natürlich nicht auf einmal zu bewältigen. Deswegen startete Wilken damit, die Funktionalität der bisherigen Lösungen auf die neue Plattform zu bringen. Auch prozessorientierte ERP-Systeme brauchen Funktionalität, um Aufgaben lösen zu können. Anders als früher besteht P/5 W aber aus vielen kleinen Bausteinen, die jeweils einzeln angesteuert und ausgeführt werden können. Zentrale Komponente ist dabei eine integrierte Workflow-Engine, die quer durch das ERP-System genutzt werden kann und somit alle ERP-Funktionen in Prozessabläufen orchestrieren kann. Der prozessbeteiligte User bearbeitet letztlich die ihm aus den Prozessen zugewiesenen Teilaufgaben. Dies macht er in P/5W in einem webbasierten User Interface, wodurch auch mobile und dezentrale Szenarien denkbar sind. Damit fügen sich die jeweiligen Workflows nahtlos in die täglichen Arbeitsabläufe ein, ohne dass dies für den Benutzer spürbar wird. Die vordefinierten Prozesse sind frei konfigurierbar und können durch den Anwender selbst eingerichtet und angepasst werden – bis hin zu den Texten, die damit individuell für den Sprachgebrauch des Unternehmens oder der Institution adaptierbar sind. Daneben bietet der Workflow auch vorkonfigurierte Standard-Workflows, etwa für den Rechnungseingang oder für Genehmigungsverfahren. Diese können auch als Basis für ähnliche Prozesse herangezogen und entsprechend modifiziert werden. Durch die enge Integration des P/5 W Workflows lässt sich auf diese Weise eine effiziente Prozesssteuerung über alle Anwendungen des P/5 W ERP hinweg umsetzen. Damit stehen nicht mehr Funktionen im Fokus des ERP-Systems, sondern die handelnden Personen, ihre Rollen und Aufgaben. Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten können so künftig direkt in die Prozesse einbezogen werden, egal, wo sie sich gerade aufhalten.

Dieser Artikel ist in einer leicht veränderten Version in der ZfK 06/2019 erschienen.

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