Körperschaften: Aufgepasst bei der Umsatzsteuer

Neuregelung jPdöR: Auch die IT muss vorbereitet sein

Bisher haben viele öffentlich-rechtliche Körperschaften nur in seltenen Fällen die Umsatzsteuer entrichtet. Zwar wären Einkünfte aus „nicht-hoheitlichen“ Tätigkeiten auch früher schon umsatzsteuerpflichtig gewesen, doch ein großzügiger Freibetrag führte dazu, dass de-facto kaum Umsatzsteuer entrichtet wurde. Dieser Freibetrag entfällt nun nach der Neuregelung der Besteuerung von juristischen Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) in der Umsatzsteuer. Betroffen davon sind eine ganze Reihe von Wilken-Anwendern: neben den gesetzlichen Krankenkassen etwa die Kassenärztlichen und Kassenzahnärztlichen Vereinigungen, aber auch die Kirchen. Auf der jüngsten Wilken-Kirchentagung führte diese Neuregelung zu kontroversen Diskussionen. Denn vielfach ist gar nicht klar, welche Umsätze nun betroffen sind und welche nicht. Diese Frage können auch wir nicht klären. Das müssen die Steuerexperten und am Ende der Prüfer des Finanzamts entscheiden. Was aber deutlich wurde: Zahlreiche Körperschaften sind in Sachen IT kaum auf die jPdöR-Neuregelung vorbereitet.

Knackpunkt eRechnung

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bei öffentlichen Aufträgen schreibt den Empfang und die Weiterleitung von elektronischen Rechnungen verbindlich vor. Diese europäischen Vorgaben gelten für öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene voraussichtlich ab November 2018, bis November 2019 müssen sie dann auch auf Länder- und kommunaler Ebene umgesetzt werden. Unabhängig davon setzen sich elektronische Rechnungen aber auch mehr und mehr in der Wirtschaft durch. Versandt werden sie vielfach im ZUGFeRD-Format.
ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen
Dieses Format besteht aus einem XML-Teil mit „angehängtem“ PDF. Der Einfachheit halber wird dieses PDF dann sehr oft ausgedruckt und als Papierbeleg im Ordner abgelegt. Bisher war die Frage der Ablage für viele Körperschaften des Öffentlichen Rechts auch irrelevant: Wo keine Umsatzsteuer anfällt gibt es auch keinen Vorsteuerabzug. Nun jedoch wird dies plötzlich wichtig. Denn der Medienbruch führt dazu, dass der Vorsteuerabzug nicht mehr vorgenommen werden darf, da elektronische Rechnungen nur elektronisch verarbeitet werden dürfen. Der Medienbruch wird nicht akzeptiert.  Deswegen wird ein Rechnungseingangsmanagement, das auch elektronische Rechnungen korrekt verbucht, künftig zur Pflicht. Zwar wird der Anteil umsatzsteuerpflichtiger Rechnungen in vielen Institutionen auch künftig eher gering sein. Aber: In der Prüfung des korrekten Vorsteuerabzugs und der Rechnungseigenschaft dürfte die Anzahl der Rechnungen keine Rolle spielen.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die automatische Verarbeitung von eRechnungen setzt zwingend die Einführung eines elektronischen Archivs voraus, denn sonst könnten sie gar nicht revisionssicher abgelegt werden. Wer über die Einführung einer solchen Archivierung nachdenkt, sollte sich jedoch gleich auch mit einem durchgängigen Workflow für den Rechnungseingang auseinandersetzen. Denn eine Rechnungseingangsmanagement mit entsprechendem Workflow und Dokumenten Management dahinter senkt nicht nur den Aufwand für die Bearbeitung. Auch die weiterführenden Prozesse werden drastisch vereinfacht. Die Suche nach Belegen funktioniert dann per Mausklick direkt aus der Buchhaltung heraus. Und auch der Platzbedarf für Aktenschränke fällt durch den Wegfall der Papierakten weg.
elektronische Archivierung spart Platz

jPdöR: Finanzbuchhaltung und ERP

Grundsätzlich sind alle öffentlich-rechtlichen Körperschaften, die Wilken-Software einsetzen, gut für die Neuregelung gewappnet – unabhängig davon, ob sie nur die Finanzbuchhaltung nutzen oder auch weitere Module wie den Einkauf oder das Vertriebsmodul. Allerdings muss in der Buchhaltung Hand angelegt werden. Zunächst sind die Rechnungsprüfung und die debitorischen Buchungsmöglichkeiten einzurichten, die bislang nicht zwingend genutzt wurden. Auch entsprechenden Vor-und Umsatzsteuerkonten müssen angelegt werden. Dazu kommen die entsprechenden Steuerschlüssel und Länderkennzeichen. Schließlich muss die Programmanforderung zur UST-Voranmeldung ausgelöst werden, um dann die UST-Erklärungen erstellen zu können. Auf Seiten der Buchhaltung ist der Aufwand für die Umsetzung damit relativ gering – schließlich ist es dieselbe Lösung, die auch von gewerblichen Unternehmen verwendet wird. In jedem Fall empfiehlt es sich, keine Zeit mehr zu verlieren und sich in Sachen Umsatzsteuer schnellstmöglich umzustellen. Dabei steht ein ausführlicher Termin mit dem Steuerberater an erster Stelle.
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