„Tante Emma“ digital: BKK VBU setzt auf procure2pay

Mit 47 Standorten, rund 1.200 Mitarbeitern und mehr als 550.000 Kunden gehört die BKK VBU zu den 30 größten Gesetzlichen Krankenkassen Deutschlands. Mit Unterstützung der Wilken Software Group stellte sie jetzt den kompletten Beschaffungsprozess auf digitale Füße – von der Bestellung bis zur Zahlungsfreigabe in der Buchhaltung. Wegen Corona erfolgte die Einführung der neuen Lösung fast ausschließlich online-basiert. Dennoch konnte das neue Wilken procure2pay pünktlich zum 1. Januar 2021 in Betrieb genommen werden.

Dieser Anwenderbericht ist auch im Online-Portal GKV Netzwerk erschienen

Vor der Einführung der neuen Lösung erfolgte der Beschaffungsprozess bei der BKK VBU weitgehend papierbasiert. „Benötigte eine Abteilung fünf Locher, wurde ein Formular ausgefüllt und bestellt. Multipliziert auf unsere 47 Standorte kamen so hunderte von Formularen zusammen. Diese zu Gesamtbestellungen zusammenzuführen, auf bestehende Rahmenverträge zu bündeln, um entsprechende Rabatte zu erzielen, war nicht nur ausgesprochen aufwändig, sondern oft gar nicht möglich“, beschreibt Markus Münzer, Bereichsleiter Unternehmensbereich Finanzen der BKK VBU, die Ausgangssituation.  Aus Kostensicht waren ihm dabei besonders die so genannten Handlager ein Dorn im Auge. „Fast an jedem Standort existierte solch ein Schrank, in dem häufig benötigtes Material gelagert und bei Bedarf ausgegeben wurde. Dadurch wurde aber nicht nur Kapital gebunden. Viele Artikel lagen zu lange in diesen Handlagern und mussten irgendwann weggeworfen werden, wie etwa ausgetrocknete Textmarker oder vergilbtes Papier“, so Markus Münzer. Schon Mitte 2017 gab es deswegen bei der BKK VBU erste Überlegungen, den Beschaffungsprozess zu digitalisieren. Nachdem ein erstes Projekt nicht aus den Startlöchern gekommen war, weil das ausgewählte Produkt die Anforderungen nicht erfüllen konnte, wandte sich Münzer an den langjährigen Software-Lieferanten Wilken, dessen Finanzmanagement schon seit Mitte der 2000-er Jahre bei der BKK VBU im Einsatz war. Ziel war es, den Beschaffungsprozess vollständig integriert abzubilden und den gesamten Prozess zu automatisieren – von der Bestellung bis hin zur Zahlungsfreigabe in der Buchhaltung.  

Kontrollierter Prozess

„Trotz aller Automatisierung wollten wir gleichzeitig die Kontrolle über den Bestellprozess behalten und sicherstellen, dass Budgets eingehalten werden und kein Wildwuchs entsteht“, erläutert Markus Münzer. Deswegen erfolgen alle Bestellung auf Basis hinterlegter elektronischer Kataloge und Budgets. „Wir können dabei prinzipiell jeden elektronischen Katalog integrieren, ob er nun vom Büromaterialhändler, vom IT-Lieferanten oder auch vom Partner für unseren Fuhrpark kommt. Der jeweilige Katalog wird einfach in procure2pay hochgeladen und steht dann digital zur Verfügung“, so Markus Münzer. Dabei kann die Auswahl auf bestimmte Artikel eingegrenzt werden. Je nach Artikel, Budget und Preis geht die Bestellung dann entweder direkt an den Lieferanten oder muss über einen Vorgesetzten freigegeben werden. Daneben wird aber auch inhaltlich geprüft, ob die Bestellung Sinn macht. So ist es beispielsweise nicht möglich, ein Dell-Notebook zusammen mit einem Samsung Ladekabel und einer Apple-Notebooktasche zu bestellen. In diesem Fall schlägt das System Zubehör vor, das zum Notebook passt.

Der procure2pay Gesamtprozess

Ganzheitlicher Projektansatz mit procure2pay

Bei jeder Bestellung wird zwingend eine Kostenstelle mitgegeben, die in den Stammdaten des Mitarbeiters im Personalmanagementsystem übernommen wird. Über diese wird anschließend die Lieferung gesteuert. Denn die Vorkonfektionierung beim jeweiligen Lieferanten erfolgt kostenstellenscharf, so dass auch der Fluss der Lieferungen optimiert ist. „Damit das alles funktioniert, ist eine hohe Datenqualität entscheidend. Deswegen haben wir dieses Projekt von vornherein abteilungsübergreifend aufgesetzt. Neben der IT und der Beschaffung war die Personalabteilung deswegen ebenso involviert wie das Rechnungswesen“, erzählt Markus Münzer. Um eine hohe Akzeptanz sicherzustellen, wurden aber auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in procure2pay aktiv einbezogen. Ein zentrales Instrument war dabei ein Namensfindungswettbewerb. „Einfach vom eProc oder vom Wilken-System zu sprechen, fanden wir wenig charmant. Deswegen haben wir breit dazu aufgerufen, einen Namen für das neue System vorzuschlagen. Eine interne Jury hat dann die drei besten Vorschläge ausgewählt, über die anschießend abgestimmt wurde. Seitdem heißt unser eProcurement schlicht ‚Tante Emma‘.“

„In-Time“ und „Below-Budget”

Mit dem Ergebnis des Projekts procure2pay zeigt sich Markus Münzer hochzufrieden.

„Die Handlager sind Geschichte, jede Bestellung wird in der Regel spätestens 14 Tage nach Eingang ausgeliefert, wir können nun Skonti und Rabatte voll ausschöpfen“, erklärt er. Besonders stolz ist er aber auch darauf, dass das gesamte Projekt trotz Corona termingerecht abgeschlossen werden konnte. „Sowohl für uns als auch für Wilken war dies sicherlich das allererste IT-Projekt, das fast durchgängig online abgewickelt wurde.“.

Markus Münzer, Bereichsleiter Unternehmensbereich Finanzen der BKK VBU

Vor Ort in Berlin gab es lediglich eine einzige Präsenzveranstaltung. Alles weitere wurde per Video-Konferenz und mit weiteren digitalen Werkzeugen umgesetzt. Auf diese Weise konnten auch die vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BKK VBU aktiv mitwirken, die ins Homeoffice übergesiedelt waren. Auch das Wilken eProcurement selbst kann von überall her genutzt werden, denn die Lösung wird zentral im Rechenzentrum der ITSC GmbH gehostet, der Zugriff erfolgt über ein webbasiertes User-Interface. „Auf diese Weise ist auch der Schulungsaufwand für unser ‚Tante Emma‘-eProcurement minimal. Wir haben zwar für die Einführung zwei Video-Tutorials vorbereitet. Aber im Prinzip kann jeder, der schon einmal bei Amazon etwas bestellt hat, das Wilken-System bedienen. Auch dies hat zur ausgesprochen hohen Akzeptanz bei unseren Beschäftigten beigetragen“, freut sich Markus Münzer. Und noch erfreulicher ist für ihn, dass alle diese Faktoren dazu beitragen haben, dass das Einführungsprojekt nicht nur termingerecht abgeschlossen werden konnte, sondern am Ende auch spürbar unter dem geplanten Gesamtbudget lag. „Das kommt bei einen IT-Projekt auch nicht alle Tage vor“, so sein Fazit.

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