Wer wir sind und wonach wir streben – internes Projekt PHOENIX

Wie alles begann…

Im Jahr 2020 starteten wir unseren Strategieprozess – begleitet durch die Unternehmensberatung A.T. Kearney.  

Es entstanden einige Maßnahmen für die Unternehmensgruppe und in diesem Rahmen auch unser internes Projekt namens „Project PHOENIX“. Die Entscheidung fiel auf diesen Namen, da wir nicht neu entstehen, uns aber auf unsere Kerneigenschaften besinnen wollten.

Ziel war es mit weichen Faktoren unsere Orientierung und Identifikation zu untermauern bzw. zu unterstützen, also konkret auszusprechen wofür wir stehen und was unsere Unternehmenskultur ausmacht.

Was steckt hinter dem Projekt PHOENIX?

Das Projekt PHOENIX besteht aus drei Elementen: dem emotionalen Leitbild – der Winning Aspiration (WASP), welche in einem kurzen Satz zusammenfasst wonach wir streben – übergreifend für das Unternehmen, den Unternehmenswerten, die unser alltägliches Arbeiten und Miteinander definiert und den Führungsgrundsätzen, welche der Kodex für die Arbeit unserer Führungskräfte darstellt.

Die Verantwortung für die einzelnen Bestandteile des Projekts wurden unterschiedlichen Personen übertragen.

So erarbeiteten die Geschäftsführung gemeinsam mit der 4Management, einem Düsseldorfer Beratungshaus, das emotionale Leitbild für die Wilken Software Group. Durch unterschiedliche Methoden und Brainstormings entstand so unsere Winning Aspiration, nach der wir arbeiten und welche wir alle verinnerlicht haben. Neben einer langen Version mit einer ausführlichen Erklärung zu den Begrifflichkeiten gibt es auch eine kurze und eine englische Version.

Die Führungsgrundsätze wurden im Management Board (erweiterte Geschäftsführung) in einem Workshop erarbeitet und anschließend von HR zusammengetragen und finalisiert. Die Grundsätze sollen über ein sogenanntes Sponsorship-Modell (ein/e Verantwortliche/r aus der Führungsebene pro Führungsgrundsatz und einem Mitarbeiter) intern gelebt und ständig überprüft werden.

Unsere Unternehmenswerte sollten ganz anders entstehen: Wir wollten alle Mitarbeiter*innen abholen und einbinden, damit unsere Werte von allen akzeptiert und gelebt werden und uns perfekt widerspiegeln. Denn das zeichnet uns aus: eine Kultur, in der jeder zu Wort kommen kann und gehört wird.

So wurde die Erarbeitung wurden von unseren Change Agents übernommen. Unsere Change Agents sind eine gemeinsam gegründete abteilungsübergreifende Gruppe aus Mitarbeiter*innen, die Stimmungen aus den einzelnen Abteilungen aufnehmen und sich einmal im Quartal mit der Geschäftsführung und HR zusammensetzen, um diese weiterzugeben.

Dieser Personenkreis übernahm gleichzeitig den Prozess zur Definition unserer Unternehmenswerte, welche somit Bottom-up entwickelt wurden. In einigen Abstimmungsterminen und Brainstormings entstanden ca. 8-10 Workshoptage, in denen 6-10 unterschiedliche Mitarbeiter*innen gemeinsam die Werte erarbeiteten. Das unterstützende Tool für die Unternehmenswerte war ein Miro Board mit unterschiedlichen Aufgabenstellungen. Das Miro Board ist ein digitales Whiteboard, in dem gemeinschaftlich zusammengearbeitet werden kann, d.h. es können gleichzeitig beliebig viele Teilnehmende an der gleichen Aufgabe arbeiten und ihre Ideen posten, wie bei den physischen Post-its an einer Pinnwand. In zwei Terminen wurden die Werte erarbeitet und anschließend die Ergebnisse aus den 8-10 Workshopgruppen zusammengetragen und von den Change Agents ausgewertet.

Hier waren Mitarbeiter*innen aus allen Abteilungen involviert. Insgesamt brachten so rund 70 Personen ihr Empfinden und ihre Meinung mit ein und wirkten so aktiv an den Unternehmenswerten beteiligt. Ein toller gemeinsamer Erfolg!

Die Ergebnisse aus dem Projekt

Die Ergebnisse des Projekts wurden den Führungskräften der Wilken Software Group erstmals auf einer zweitägigen Veranstaltung vorgestellt und durch interaktive Workshops verinnerlicht. Im Nachgang wurden die Mitarbeiter*innen in internen Events informiert und durch erste Implementierungsmaßnahmen sollten die Ergebnisse im Unternehmen verankert werden.  

Am ersten Tag der Führungskräftetagung ging es um interne Themen aus der Unternehmensgruppe – so auch das Projekt PHOENIX und die sich daraus ergebenden Ergebnisse. In kleinere Workshop-Gruppen wurden die Führungsgrundsätze dann genauer durchleuchtet und überlegt, wie sie aktiv im Unternehmen umgesetzt werden können. Hier entstanden kreative Ideen an denen wir unbedingt dranbleiben werden.

Alle Führungskräfte gingen anschließend mit dem Arbeitsauftrag – die Winning Aspiration übertragen auf Ihren Bereich zu formulieren – nach Hause.

Unsere Winning Aspiration bzw. unser emotionales Leitbild

Ein Leitbild ist eine schriftliche Erklärung einer Organisation über ihr Selbstverständnis und ihre Grundprinzipien, also eine Selbstbeschreibung. Es formuliert einen Zielzustand (realistisches Idealbild). Es gibt allen Handelnden eines Unternehmens Orientierung, Identität und – ganz wichtig – Motivation.

Lange Version: „Mit unserer passgenauen Software an der Hand erleben unsere Kunden wie sie die Zukunft ihres Unternehmens gestalten und entwickeln können.“

Kurze Version: „Software für nachhaltigen Erfolg

Englische Version: „To be the most beneficial software solution provider for our customers to design the future of their business.“

Die einzelnen Schlagworte wurden genau beschrieben und erklärt – so wissen wir alle Tag für Tag wofür wir arbeiten. Im nächsten Schritt gilt es, die Winning Aspiration für jede Business Unit unseres Unternehmens nochmal konkreter zu beschreiben, damit alle Mitarbeitenden wissen, wie sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.

Unsere Führungsgrundsätze

Die Führungsgrundsätze sind die Definition unseres Verständnisses von Führung & Zusammenarbeit. Diese sollen ein nachvollziehbarer Orientierungsrahmen bzw. Leitlinien sein, was wir unter guter Führung verstehen und gleichzeitig eine Selbstverpflichtungserklärung für jede einzelne Führungskraft sein. Darüber hinaus dienen sie auch der Beurteilung von Führungsleistung und -verhalten. Um die Führungsgrundsätze zu aktivieren und zu ent-anonymisieren, brauchen sie ein Gesicht, eine Patenschaft und „Kümmerer“, um sie zu etablieren und immer wieder im Alltag ins Bewusstsein zu rücken. Aus diesem Grund gibt es das oben beschriebene Sponsorship-Modell, was uns hierfür unterstützen soll.

Unsere Unternehmenswerte

Werte entstehen und bestehen nicht nur aus Worten. Werte werden beständig durch Handlung.“

Unsere Unternehmenswerte beschreiben unser tägliches Miteinander und bildet die Basis für unser alltägliches Handeln. So haben wir gelernt, dass es nicht ausreicht Werte nur zu definieren – sie müssen aktiv gelebt werden!

So geht es nun weiter…

Für das Jahr 2022 sind nun weitere Schritte zur Operationalisierung der oben genannten Themen geplant. Die Definition der einzelnen Bestandteile reicht nicht aus, dass diese auch gelebt und verinnerlicht werden. Daraus ergab sich das oben genannte Sponsorship-Modell für die Führungsgrundsätze sowie eine Projektgruppe für das Thema Unternehmenswerte, welche sich um Maßnahmen kümmern, dass die Unternehmenswerte auch spürbar sind.

Wir sind zuversichtlich, dass wir die beschriebenen Ergebnisse als Basis für ein erfolgreiches Jahr 2022 nutzen können und freuen uns auf gemeinsame Projekte und Maßnahmen, die verdeutlichen wofür wir stehen.

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